【場面別ビジネス英語：電話応対】電話を受けるフレーズを映画から学ぼう

この記事では電話応対のビジネス英語フレーズを学んで行きます。

特に機会が多いと思われる、「英語で電話がかかってきたとき」を想定しています。

ビジネス英語を学んでいてもなかなか頭に入ってこないし、覚えたとしてもうまく口から出てこない。。。

そんな経験はありませんか？

このブログは映画のシーンを使って、出来るだけフレーズを体に染み込ませることを目的にしています。

映画だと通常の教材よりもフレーズにリアリティがあります。世界トップクラスの俳優陣が魂を込めてフレーズを話しているので、市販されている教材とは言葉の重みが雲泥の差。

そこをうまく利用してやろう、というのがこのブログとYoutube番組の企みです。

実際に私も、特にスピーキングとリスニングに関して映画を大いに活用する事で、ビジネス英語のレベルアップに大きく弾みをつけることができました。

この記事はYoutubeチャンネル「たっちゃんの、映画でビジネス英語塾」の中の動画「英語での電話対応」(電話を受ける)についての説明です。

本記事と該当youtube番組の作成にあたり、下記の書籍からヒントを多く頂いています。

これ一冊↓あれば電話フレーズはこと足ります。

コンパクトに良くまとまっています。↓少し古い本ですが内容は問題ありません。今、お買い得です。数があまりなさそうなのでお早めに。

英語で電話応対する場面のフローチャート（電話を受ける場合）

電話を受ける際は英語でも日本語でもほとんどが上記シーンに当てはまるのではないかと思います。

そのシーン毎にフレーズを覚えていこう！という構成です。

電話応対の英語フレーズ「電話を取る」

電話を取って最初に何を言うか？という場面。

2フレーズ紹介

Hello, This is [会社名].

「こんにちは、～社です」という基本の言い方です。もし名前と会社名を言いたい場合は

「Hello, this is [あなたの名前] from [会社名].　で言ってみてください。

How can I help you?

直訳すると「どのように助けられますか？」ですが、「ご用件は？」という事です。

can ではなくmayを使うとより丁寧です。でもcanでも全く問題ないです。好きな方を使えば良いです。

電話応対の英語フレーズ「確認」

電話かかってきて一通りのやり取りしても情報が不足していることがよくあります。

特に日本人以外だと情報をはしょる傾向が強いかと。

そこで重要なのが「確認」です。

名前の確認

May I ask who’s calling please?　

「お名前を伺ってよろしいですか？」。非常に丁寧な聞き方です。これもCanでもOKです。

他の言い方も以下ご紹介します。全て同じ意味なので覚えるのは、ご自身が気に入ったものどれか１つだけで充分と思います。何個も覚えるの大変ですからね。

こんな言い方あるんだ、くらいの軽い気持ちでご覧ください。

Could I have your name, please?
この文章も丁寧です。

Who am I speaking with?
ややカジュアル

What’s your name again?　

「お名前をもう一度よろしいですか？」

相手が名前を言っていたものの、自分が忘れてしまった時に使います。

以下言い換えです。
I’m sorry, I missed your name. Could you repeat it?
「申し訳ありません、お名前を聞き逃しました。もう一度教えていただけますか？」

会社名の確認

Who do you work for?

「会社名を教えてください」

動画では「Who you work for?」というものがありましたが、正確には「Who do you work for?」です。doは入れた方が聞こえも良いですので入れましょう。

work for 会社名で、その「会社」で働いているという意味になります。

簡単で丁寧な言い換えとしては

May I ask your company name? がおススメです。

どう綴（つづ）るかアルファベットの確認

Could（can） you spell～　

「スペルをつづってもらえますか？」が直訳です。どう書くか、アルファベットの確認ですね。

How do you spell～？　でも言えます。

as in を使ってアルファベットを確認する

「as in」は、口頭で話している固有名詞のアルファベットを伝えるときに使われます。

例えばA as in Apple という形で「AppleのAだよ」などと使います。Appleの頭文字Aが該当する文字ですよ、と伝えたいときに使われます。これにより、似たような発音の文字（例えば、BとD、MとNなど）の間での混同を避けることができます。

例えば話している相手がDavidさんだとすると以下のようなやりとりです。

「Could you spell your name for me, please?」
相手:「Sure, D as in Delta, A as in Alpha, V as in Victor, I as in India, D as in Delta.」

用件の確認

What can I do for you？　

「ご用件は？」

「What can I do for you?」は直訳すると「あなたのために何ができますか？」という意味になります。

How may I help you?

「How may I help you?」は「どのようにしてお手伝いしましょうか？」という意味で、これもビジネスやサービスの場面で一般的に使われる表現。

使用シチュエーション：
顧客サービスの電話、ホテルのフロントデスク、あるいは医療の受付など、どちらが顧客かがはっきりとしている場面で使います。

これも好きな方を選んで使えばよいと思います。

相手が言っていることがわからない時の確認

I can’t hear you.

「聞こえません」

このフレーズのみだと少しぶっきらぼうなので、「I’m sorry I can’t hear you.」にするか、「I can’t hear you」の後に以下に紹介する「大きな声でお願いできますか？」や「もう一度言ってもらえますか？」をつけるのが良いかと思います。

Could (can) you speak up please？

「大きな声で言ってもらえますか？」

「speak up」で大きな声で話す、という意味。

逆を言う場合、「もう少し静かに話してください」とお願いする際に使うフレーズは
「Could you speak more softly, please?」
「Can you lower your voice, please?」など。
これらは、相手に声のボリュームを下げるよう依頼する表現です。

Could you say that again?

「それをもう一度言っていただけますか？」

相手の発言が聞き取れなかったとき、または言われた内容の理解が完全でないと感じたときに使用。

他の類似フレーズは以下

I didn’t catch that. Could you repeat it, please?
「聞き取れませんでした。もう一度言っていただけますか？」

Sorry, could you repeat that once more?
「ごめんなさい、もう一度繰り返してもらえますか？」

電話応対の英語フレーズ「対応：担当者が在社の場合」

自分が担当者の場合

This is ＋自分の名前

「This is [自分の名前].」という表現は、電話で名乗る時の一般的な方法です。

例えば相手が自分の名前を電話口で呼び出した時に、私が～です、と伝えられるフレーズです。

ビジネスの場では特に、自分の名前と所属部署を併せて言うことが多いです。

例えば、「This is John Smith from the Marketing Department.」のように使います。

「自分の名前＋Speaking.」

これも自分を名乗る時のフレーズです。相手が自分と話したいと言っている場合に、まさしく私が話していますよ、と伝える事ができるフレーズになります。

他に担当者がいてその人に取り次ぐ場合

transfer 相手 to～　

「あなたを～へお回しします。」

「I will transfer you to [担当者/部署名]」は、「あなたを[担当者/部署名]へお回しします」という意味。

transfer は物理的に「移動させる」という意味ですが、「異動させる」という時のも使います。

“The company transferred him to the New York office.” （彼はニューヨークのオフィスに異動しました。）

Let me put you through to～　

「あなたを～へお回しします。」

「Let me put you through to [担当者/部署名]」もtransferと同じ意味。「あなたを[担当者/部署名]へお回しします」

保留にする場合

One moment please.

「お待ちください。」

このフレーズは、何かを確認する時間が必要なときや、他の担当者に通話を繋ぐ前に使用

Please hold.

「（そのまま）お待ちください。」と訳されますが、電話を一時的に保留状態にする際によく用いる表現です。

電話応対の英語フレーズ「対応：担当者がいない場合」

不在を伝える

A is not in right now　

今Aは不在です

「not in」で「ここにいない」ことを表しています。

A can’t come to the phone right now.

Aは今電話に出られません

文字通り電話の場所に来ることができない（体を運べない）状態を言っています。

A left for the day.

Aは帰りました

for the day 「今日のところは、今日の残りの時間の為に」、left「 退社した」というイメージです。

A will be back in～　　

Aは～（時間）くらいで戻ります

In 以下にあとどれくらいの時間がかかるかを入れます。

A is out of town. 　

Aは出張中です

「out of town」は直訳すると「町の外」となり、自分が住んでいる場所を離れてどこか別の場所へ行っていることを意味します。一般的には旅行や出張などで留守をする場合に使われます。

どこにいっているのかの「場所」については様々な意味を含んでいますが、ビジネスのコンテクストであれば、他に情報がなければ出張中と判断して良いかと思います。

A is no longer with　会社名　

Aはもう（会社）を辞めました

「no longer」は、英語の表現で、「もはや〜ではない」という意味。何かが以前は存在したり、起こったりしていたが、現在はその状態が終了していることを示すのに使われます。

人が亡くなった時にも使う表現です。

“As many of you may know, our dear colleague Helen is no longer with us.”
ご存知の方も多いかと思いますが、私たちの親愛なる同僚ヘレンはもうこの世にいません。

相手にかけなおしてもらう場合

Please call again.　

かけなおしてもらえますか　

簡単な表現なので使いやすいです。

担当者に折り返しさせる

have 人 call you back　

（人に）折り返させます

have＋人＋動詞の原形　「人にさせる、してもらう」です。

Can I have（get） your phone number ?　

電話番号を教えていただけますか？

さらに丁寧にしたければ　Could ～で聞きましょう。

伝言を受ける場合

Would you like to leave a message?

伝言を残しますか？

電話に出た人が担当者不在時に、電話をかけた相手に伝言を残したいかを尋ねる際に使用します。

Let me make sure I understand. 　

伝言の内容が理解できているか確認させてください。

このフレーズは、伝言を受け取った人が、正確に内容を理解したことを確認するために用います。

この文章を言った後に、内容を反復して自分の合っているかどうか確かめます。

tell 人 you called.

お電話あったことは（人に）伝えておきます

誰かが電話をかけてきた事実を第三者に伝えることを約束する際に使用します。

電話応対の英語フレーズ「電話を終える」

3フレーズ紹介

下記3つは鉄板です。そのまま覚えちゃってください。

Thank you for calling.　

お電話ありがとうございました。

Nice talking with you.　

お話出来て良かったです。

Have a good day,　

良い一日を

電話応対の英語フレーズ「困った時」

間違い電話だった場合

I thinkg You have the wrong number.　

「番号が間違っていると思います」

I think をつけて多少柔らかい表現です。日本語と同じですね。

自分では対応が難しい場合

英語力もしくは仕事の内容的に相手が何を言っているか全く理解できなかった場合に何と言って難を逃れるかのフレーズです。

get someone

他の者に交代します

このフレーズは、自分では対応できない問題を解決するために他の適任者を探す意向を示します。ビジネス環境でよく用いられる表現であり、顧客対応をスムーズに進めるために重要です。

someone の後にto不定詞をつけて説明も入れられます。

I’ll get someone to fix the printer by tomorrow.
「明日までに誰かにプリンターを修理してもらいます。」

Please stay on the line

そのままでお待ちください　

＊このセリフを言って保留をした後に周りにいる同僚、先輩、上司に助けを求めましょう！

まとめ

以上で動画解説は終わりになります。

シーンとフローを活用した際の頭の動きを解説すると以下の通りになります。

1　自分がどの場面で何をしたい状態なのか？を認識　

2　脳が各フレーズを自動的に引き出してくる

3 フレーズが口から出てくる

これが出来ると英語を話すのが楽になると思います。

是非動画を何度も視聴頂き、シャドーイングやリピーティングをすることで自分の体に染み込ませていってください。

実際に自分がその場面にいることを想像しながら、その役になりきって演じながら音読すると効果は上がります。

そうすると自分がその場面に遭遇した時に自然とフレーズが口から出やすくなっていきます。

参考文献

再度のご紹介。

これらの書籍からヒントを多く頂いています。

これ1冊↓あれば電話フレーズはこと足ります。

よくまとまっています。少し古い本ですが運用には問題ありません。お買い得です。